He pasado los últimos años afinando mi propio sistema de productividad en Notion hasta convertirlo en el eje de mis proyectos, mis clientes y mi vida creativa. No es la única forma de trabajar, pero sé qué funciona en la práctica: un workflow claro, minimalista y con automatizaciones que me ahorran tiempo mental. Aquí te cuento cómo montar un workflow en Notion que realmente funcione, con decisiones concretas, plantillas y ejemplos que yo mismo uso en Gomigo.

Principios que guían mi workflow

Antes de abrir Notion, defino tres principios básicos que condicionan todo lo que construyo:

  • Simplificar: menos bases de datos bien pensadas > muchas páginas desorganizadas.
  • Contexto útil: cada elemento debe responder a «¿qué hago ahora con esto?».
  • Automatizar lo repetitivo: si lo haces más de dos veces al mes, lo automatizas.

Estructura mínima recomendada

Mi estructura favorita se apoya en 4 bases de datos principales, enlazadas entre sí. Esto evita duplicidades y facilita filtros y vistas.

Elemento Propósito Ejemplo
Inbox Captura rápida de ideas, tareas y cosas por revisar Anotar una idea de artículo, solicitud de cliente
Tareas Listado accionable con estados, prioridad y fecha Escribir guion para vídeo — En progreso — Prioridad media
Proyectos Contiene objetivos y tareas relacionadas (vista Kanban) Lanzamiento de plantilla de Notion — 6 tareas
Recursos / Biblioteca Notas, referencias, activos e inspiración enlazables Guía sobre SEO, logos, presets

Configuración de las bases de datos

A continuación te cuento qué campos suelo incluir y por qué. No necesitas todos; empieza con lo mínimo y añade si realmente lo usas.

  • Tareas: Título, Estado (Por hacer / En progreso / Bloqueada / Hecha), Prioridad (Alta/Media/Baja), Fecha (deadline), Proyecto (relation), Tiempo estimado, Etiquetas.
  • Proyectos: Título, Estado del proyecto, Objetivo claro (un párrafo), Fecha de entrega, Tareas relacionadas, Progreso (% calculado por tareas completadas).
  • Inbox: Título, Tipo (Idea/Tarea/Pendiente), Prioridad, Fecha de captura. Cada semana reviso el Inbox y lo convierto en tarea o lo archivo.
  • Recursos: Título, Tipo (Artículo/Asset/Plantilla), Link, Notas, Tags.

Vistas que uso y por qué

Notion brilla con vistas. Mis imprescindibles:

  • Vista «Hoy» de Tareas: filtro por fecha o por tag «hoy» — mi tablero de trabajo diario.
  • Kanban de Proyectos: estado por columna para visualizar bloqueo y flujo.
  • Calendario editorial: para planificar artículos, newsletters y lanzamientos.
  • Backlog priorizado: todas las tareas sin fecha ordenadas por prioridad y esfuerzo estimado.

Rutinas y hábitos para que el sistema funcione

Tener un sistema no basta; hay que usarlo. Estas rutinas me mantienen en marcha:

  • Revisión diaria (5–10 minutos): miro la vista «Hoy», marco lo imprescindible y cierro el resto.
  • Revisión semanal (30–45 min, domingo o lunes): vacío el Inbox, reviso proyectos y reasigno prioridades.
  • Revisión mensual: evalúo objetivos de proyectos y métricas (como tiempo dedicado o conversiones de lanzamientos).

Automatizaciones imprescindibles

No necesitas ser experto en Zapier o Make para automatizar lo básico. Yo uso una combinación de Notion API, Zapier y Google Calendar para que ciertas tareas caigan por sí solas.

  • Crear tareas desde formularios: uso Typeform o Google Forms + Zapier → Notion para capturar briefs de clientes.
  • Sincronizar calendario: eventos importantes crean tareas en Notion (fecha, link a evento) para evitar perder deadlines.
  • Recordatorios por Slack/Telegram: cuando una tarea cambia a «Bloqueada» o «Por hacer» con fecha próxima, enviar notificación.

Trucos prácticos que uso a diario

Pequeños detalles que marcan diferencia:

  • Templates rápidos: plantillas para briefs, posts y landing pages. Me ahorran tiempo y mantienen coherencia.
  • Propiedad única: cada tarea debe tener una persona responsable (aunque sea yo). Evita «asuntos sin dueño».
  • Time blocking: uso bloques de 60–90 minutos en Google Calendar y los enlazo a la tarea correspondiente en Notion.
  • Estimada vs Real: registro tiempo estimado y tiempo real para mejorar futuras planificaciones.

Cómo gestionar interrupciones y el «correo eterno»

El Inbox es tu mejor amigo si lo revisas con disciplina. Regla básica: todo lo que no se procesa en 48 horas se convierte en tarea con fecha o se archiva. Para el correo uso filtros y plantillas de respuesta. Para solicitudes de clientes empleo un formulario (esto reduce idas y venidas innecesarias).

Plantillas que recomiendo crear

Estas plantillas se convierten en el esqueleto de tu trabajo:

  • Brief de cliente: objetivos, público, entregables, fecha, referencias.
  • Checklist de lanzamiento: pre-lanzamiento, lanzamiento, post-lanzamiento (marketing, soporte, métricas).
  • Plantilla de artículo (para Gomigo): título, meta, estructura H2/H3, recursos, CTA, checklist SEO.

Errores comunes y cómo evitarlos

He cometido varios; aquí los más frecuentes y cómo esquivarlos:

  • No enlazar bases de datos: provoca duplicación de información. Relaciona tareas con proyectos y recursos.
  • Crear demasiadas propiedades: si no las consultas, elimínalas.
  • Ritual de revisión flojo: sin revisión, el Inbox se desborda. Programa un recordatorio fijo.

Herramientas complementarias que uso

Notion es el centro, pero estas herramientas completan el ecosistema:

  • Google Calendar: time-blocking y sincronización de fechas.
  • Zapier / Make: automatizaciones sencillas entre formularios, calendario, correo y Notion.
  • Todoist (opcional): para notificaciones móviles si prefieres una app ligera para tareas rápidas.
  • Clockify / Toggl: para medir tiempo real y alimentar la columna «tiempo real» en Notion.

Si te interesa, puedo compartir una plantilla base de Notion con la estructura que describo (Inbox, Tareas, Proyectos, Recursos) que puedes copiar y adaptar. También puedo mostrar ejemplos concretos de automatizaciones (Zapier) paso a paso. ¿Quieres que te la prepare?